English 
Nederlands Waarom een georganiseerde administratie zo belangrijk is voor jouw bedrijf
10 tips voor gevestigde ondernemers: zo houd je je administratie op orde
Als ondernemer ben je vaak druk bezig met het runnen van je bedrijf, het vinden van nieuwe klanten, en het uitbreiden van je aanbod. Maar hoe zit het met je administratie? Hoewel het misschien niet het spannendste onderdeel van je werk is, is een goed georganiseerde administratie erg van belang. Het helpt je niet alleen om je financiën op orde te houden, maar zorgt er ook voor dat je altijd voorbereid bent op onverwachte situaties. Met een duidelijke en up-to-date administratie kun je slimme beslissingen nemen, je belastingaangiftes zonder stress afronden, en zelfs kosten besparen. Kortom, een goede administratie is de ruggengraat van een gezond bedrijf! Hier zijn 10 praktische tips om je administratie piekfijn op orde te hebben en te houden, en bespaar je ook nog eens tijd en stress. Ready? Let’s go!
1. Investeer in slimme boekhoudsoftware
Echt, je administratie hoeft geen nachtmerrie te zijn. Met de juiste software wordt alles een stuk makkelijker. Zoek de juiste softwaretool die bij de behoefte van je bedrijf past. De (meeste) tools automatiseren je facturen, rapportages en belastingaangiftes. Dat scheelt je een hoop gedoe én fouten.
2. Houd je cijfers fris en fruitig
Een beetje zoals je je e-mails bijhoudt: regelmatige updates zijn ‘key’. Probeer wekelijks of maandelijks even een check te doen. Zo heb je altijd een helder beeld van je financiële situatie en maakt het gemakkelijker om snel in te spelen op veranderingen of problemen.
3. Persoonlijke vs. zakelijke financiën: Houd ze apart!
Heb je ooit je persoonlijke en zakelijke financiën gemengd? Foutje, bedankt! Houd je geldstromen gescheiden en gebruik je zakelijke bankrekening en creditcard voor bedrijf gerelateerde transacties. Dit maakt het eenvoudiger om je zakelijke uitgaven bij te houden en voorkomt verwarring bij je belastingaangifte.
‘Houd persoonlijke en zakelijke financiën strikt gescheiden; het maakt je boekhouding overzichtelijker en voorkomt verwarring bij de belastingaangifte’
4. Kasstroom, kasstroom, kasstroom
Zorg dat je altijd weet wat er in en uit gaat. Het hebben van een goede kasstroom is de levensader van je bedrijf. Houd je inkomsten en uitgaven strak in de gaten en stel jezelf de vraag of je voldoende liquiditeit hebt om onverwachte kosten te kunnen dekken. Het maken van een kasstroomprognose kan je helpen om je voor te bereiden op de toekomst.
5. Facturatie: Efficiënt en op tijd
De facturatie voor de levering van je eigen diensten of producten kan soms een onoverzichtelijk karwijtje zijn. Zorg ervoor dat je jouw facturen altijd op tijd verstuurt, zodat je klanten weten hoeveel ze moeten betalen en wanneer. Het is handig om een systeem te hebben waarin je kunt bijhouden welke facturen al zijn betaald en welke nog openstaan. Als een klant vergeet te betalen, kun je met automatische herinneringen vriendelijk herinneren aan de betaling. Overweeg ook om een kleine boete te rekenen voor late betalingen. Dit helpt om ervoor te zorgen dat je op tijd je geld krijgt en geen problemen krijgt met je cashflow. Wil je weten hoe je een goede factuur maakt die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst? Bekijk dan de video factuur maken in 5 stappen van de KVK.
6. Go digital, baby!
Stap ook over op een papierloze werkomgeving door zoveel mogelijk documenten digitaal te bewaren. Dit bespaart ruimte, maakt het makkelijker om informatie terug te vinden en draagt bij aan duurzaamheid. Gebruik cloudopslag voor veilige back-ups en je kunt altijd en overal bij je gegevens.
7. Check je belastingzaken
Belastingzaken vinden de meeste ondernemers geen feestje, maar ze zijn wel belangrijk. Als ondernemer bent je zelfs wettelijk verplicht een goede administratie op te zetten en bij te houden. Een goede administratie is ook van belang voor uw belastingzaken. Zorg daarom dat je up-to-date bent met je belastingverplichtingen en wettelijke eisen. De Belastingdienst houdt vaak interessante webinars voor ondernemers om op veel vragen antwoord te geven. Je kunt ook overwegen een belastingadviseur in te schakelen om je te helpen met ingewikkelde vraagstukken.
8. Regelmatige check-ups
Nee, niet bij de dokter, maar bij je administratie. Regelmatige controles op je financiële gegevens helpen om fouten op te sporen en fraude te voorkomen. En misschien nog belangrijker: ze zorgen ervoor dat je administratie altijd in lijn is met de wet. Je kunt bijvoorbeeld elk jaar een accountant inhuren om een audit uit te voeren en je financiën te controleren.
‘Regelmatige controles op je financiële gegevens helpen om fouten op te sporen en fraude te voorkomen’
9. Kosten in de gaten houden
Weet waar je geld naartoe gaat. Analyseer je uitgaven en zoek naar manieren om te besparen zonder op kwaliteit in te leveren. Dit kan van alles zijn, van betere deals met leveranciers tot slimmer energiegebruik.
10. Organiseren als een pro
Een goed georganiseerde administratie maakt het makkelijker om snel beslissingen te nemen en eventuele problemen op tijd te signaleren. Gebruik duidelijke mappen en categorieën, zowel fysiek als digitaal. Een logische indeling van documenten helpt je hierbij!
Kortom, een goed bijgehouden administratie is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook de sleutel tot het succes van je bedrijf. Met de juiste tools en een beetje discipline ben je altijd klaar om de uitdagingen van het ondernemersleven aan te gaan.
Wil jij graag samen met een ondernemerscoach verkennen hoe je stappen kunt maken om orde, structuur of focus te houden binnen je bedrijf? OKB staat klaar om ondernemers vooruit te helpen en biedt ondersteuning aan aan ondernemers uit midden- en kleinbedrijf. Ontvang 6 maanden persoonlijke begeleiding van een onpartijdige en onbaatzuchtige ondernemerscoach.
Vraag hier jouw klankbordtraject vrijblijvend aan en ontdek in het kosteloze intakegesprek hoe een OKB-coach jou 6 maanden kan begeleiden.
