English 
Nederlands Wat zijn KPI’s en hoe zet je ze in?
Richting geven aan je doelen met KPI’s
Heb je een eigen bedrijf, dan is het belangrijk om de resultaten van je onderneming goed bij te houden. Als ondernemer heb je vast wel eens gehoord van de term KPI. Kort gezegd geven KPI’s richting aan je doelen en helpen ze je om de resultaten van je organisatie – op grotere en kleinere schaal – te meten. Maar wat zijn KPI’s nu precies, hoe stel je ze op, wat kun je ermee en waarom zijn ze belangrijk? De adviseurs van OKB kunnen jou helpen bij het formuleren van lange termijn- en kortetermijndoelstellingen én sterke KPI’s. Wil jij weten hoe je ze toepast? Lees dan vooral verder.
Wat zijn KPI’s?
KPI staat voor Kritieke Prestatie Indicator of in het Engels Key Performance Indicator. Met behulp van KPI’s kunnen de prestaties van een bedrijf gemeten en gemonitord worden. Maar ook op kleinere schaal – voor een afdeling, een taak, activiteit of proces – kun je KPI’s opstellen. De KPI’s helpen je om inzicht te krijgen in de vraag in hoeverre je op schema ligt om je doelen te halen en hoeveel tijd er nog nodig is totdat je het beoogde doel hebt bereikt. Met de KPI’s kunnen op verschillende niveaus prestaties en resultaten geëvalueerd worden. Het is daarom belangrijk om deze indicatoren zo helder en concreet mogelijk te maken. Zo heeft iedereen in de organisatie inzicht in de huidige prestaties en resultaten én kan iedereen in een team goed begrijpen wat de organisatiedoelstellingen zijn en hoe de organisatie deze wil gaan bereiken.
‘Hoe stel je de KPI’s op voor jouw bedrijf? Alles begint met een operationele doelstelling’
Hoe werken die KPI’s dan precies?
Een bedrijf heeft vaak een langetermijnstrategie die weer wordt vertaald in verschillende kortetermijndoelstellingen waarbij concrete, operationele doelstellingen geformuleerd zijn. Dat klinkt misschien ingewikkeld, maar het wordt concreter. Binnen deze doelstellingen worden namelijk KPI’s opgenomen om het halen van de doelstellingen meetbaar te maken. Die KPI’s worden vervolgens dagelijks, wekelijks of maandelijks gemonitord om te constateren in hoeverre de doelstelling gehaald zal gaan worden. Het opstellen van KPI’s is dus een belangrijke stap in de ontwikkeling van een bedrijf. Door realistische doelstellingen te formuleren, kan een bedrijf grip krijgen op de bestaande processen en snel schakelen en bijsturen wanneer dat nodig is. De adviseurs van OKB kunnen jou helpen om je langetermijnstrategie en doelstellingen helder te krijgen.
Zó stel je sterke KPI’s op
Alles begint met een operationele doelstelling. Hier worden vervolgens enkele (of maar één) KPI aan gekoppeld. De KPI’s zijn dus geen doel op zich, het zijn hulpmiddelen voor het volgen en bewaken van doelstellingen. Het is belangrijk dat deze helder en concreet gemaakt worden. Hiervoor wordt vaak het SMART principe gebruikt.
SMART staat voor:
- Specifiek – Zorg ervoor dat de KPI duidelijk en concreet is én eenduidig. Zo kunnen er geen misverstanden ontstaan.
- Meetbaar – De KPI moet meetbaar zijn en deze gegevens moeten inzichtelijk blijven zodat het resultaat ook helder meetbaar is.
- Aanvaardbaar/acceptabel – Zorg ervoor dat het doel acceptabel is voor de organisatie en werknemers. Wanneer dit niet het geval is, zal er minder inzet zijn om het doel te bereiken.
- Realiseerbaar – Het doel moet realistisch zijn en de KPI’s moeten elkaar steunen en niet tegenwerken.
- Tijdgebonden – Zorg voor een afgebakende periode met een begin- en eindpunt.
Waar moet een KPI nog meer aan voldoen?
Als je KPI’s aan bovenstaande voorwaarden voldoen, dan ben je al een eind op weg. Hieronder volgt nog een lijstje met criteria waarmee je jouw KPI’s sterker maakt.
- Je KPI’s zijn periodiek meetbaar. Bijvoorbeeld per maand, week, dag of uur.
- Ze zijn vastgesteld door het management maar zijn inzichtelijk en begrijpelijk voor iedereen in de organisatie. Op die manier kunnen alle medewerkers verschil maken en helpen de resultaten te verbeteren.
- De KPI’s zijn toekomstgericht en direct van invloed op de doelstelling.
- Zorg ervoor dat je doel in meerdere stappen wordt opgedeeld. Dat werkt motiverend.
- Gebruik alleen echt waardevolle KPI’s die door elk team zelfstandig bewaakt kunnen worden.
‘Om jouw doelen kracht bij te zetten is het slim om de resultaten te bespreken met iedereen in het team. Op die manier betrek je je werknemers en voelen ze zich gemotiveerd en verantwoordelijk om samen naar een bepaald resultaat toe te werken’
Enkele voorbeelden van KPI’s
Om alles nog wat concreter te maken, laten we je hier een aantal voorbeelden zien van KPI’s. Dit zijn voorbeelden van KPI’s op het gebied van marketing:
- Websiteverkeer (Hierbij gaat het om het totale aantal bezoekers op jouw website. Meer verkeer betekent in principe meer potentiële klanten).
- Tijd spenderen op de website (Hoeveel tijd spendeert een bezoeker op jouw website? Hoe langer ze blijven, des te geïnteresseerden zijn ze in de producten).
- Emailopening (is het percentage abonnees dat jouw e-mails opent vrij laag? Maak je e-mails, onderwerpen van e-mails aantrekkelijker en verwijder inactieve abonnees).
Het Klankbordtraject van OKB
OKB helpt ondernemers vooruit! Kun jij wel wat hulp gebruiken bij het opstellen van de juiste KPI’s of heb jij een ander vraagstuk? OKB biedt een coachingstraject aan genaamd het klankbordtraject. Je wordt dan als ondernemer gekoppeld aan een ervaren adviseur die met je meekijkt. Ook in 2023 kunnen we het klankbordtraject kosteloos aan je aanbieden dankzij de steun van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat.
