15 mei 2018

OKB e-mailadres

Veel adviseurs communiceren per e-mail met de ondernemers die zij helpen. Hierbij gebruikten zij hun privé e-mailadres. Dit komt niet altijd professioneel over en heeft in het verleden zelfs tot misverstanden geleid bij geholpen ondernemers. Om dit op te lossen is ervoor gekozen om elke OKB-adviseur een OKB e-mailadres te geven. Gelijktijdig wordt hierbij onderaan de e-mail die u stuurt, een digitaal OKB visitekaartje afgebeeld met de gegevens van de betreffende adviseur.

Het initiatief hiertoe is 2 jaar geleden genomen na overleg met en instemming van de adviseurs, die tijdens RVV-  en PR-vergaderingen zijn meegenomen in de voortgang van dit initiatief. Gekozen is voor een oplossing in een aparte e-mailomgeving, die van Microsoft Office 365. Naast een professionelere uitstraling wordt door de Microsoft oplossing tevens door OKB voldaan aan de nieuwe privacy wetgeving, waarbij zo zorgvuldig mogelijk moet worden omgegaan met gegevens van derden. De e-mails van geholpen ondernemers staan nu immers niet meer tussen de privé e-mails van de adviseur maar in een afgeschermde omgeving. Verder is het belangrijk te weten dat derden geen toegang hebben tot uw OKB e-mails, dus ook geen OKB-adviseurs of de collega’s in de Malietoren.

Dus stel dat u een ondernemer die u helpt overdraagt aan een andere adviseur of een andere adviseur wordt medeadviseur in uw traject, dan kan deze adviseur alleen inzicht krijgen in uw e-mailcorrespondentie met de betreffende ondernemer als u dat wilt. Alleen u kunt de e-mails doorsturen aan de andere OKB-adviseur. Niemand anders kan dat.

Gelijktijdig met de introductie van de OKB e-mailadressen is de digitale tool ‘SharePoint’ live gegaan. SharePoint is eveneens een product van Microsoft Office 365, die het ons nu mogelijk maakt de OKB-bibliotheek overzichtelijk te raadplegen. Ook dit was een wens van de adviseurs.

Net als voorheen blijven de OKB adviseurs van elk gesprek – telefonisch of na bezoek – verslag doen in het betreffende traject in OKB-Intranet. Dit is belangrijk om eventuele afspraken in het (lopende) traject te kunnen raadplegen, bij overdracht aan andere adviseur de informatie beschikbaar te hebben, als de ondernemer later terug komt met vragen, of als de ondernemer een nieuw traject aanvraagt en we de informatie in oude trajecten kunnen raadplegen in het geval deze ondernemer al eens eerder een klankbordtraject bij OKB heeft doorlopen.

Wij hopen hiermee de noodzaak van het gebruik van uw @ondernemersklankbord.nl duidelijk te hebben gemaakt. Mocht u nog vragen of opmerkingen hebben, neemt u dan gerust contact op met de Servicedesk.