Statuten opstellen, wijzigen en opvragen

Bij de oprichting van een rechtspersoon maakt de notaris statuten die horen bij de oprichtingsakte. In de statuten staat welke regels en manier van werken er gelden voor uw rechtspersoon. Er staat ook waarom de rechtspersoon wordt opgericht, en wie waarvoor verantwoordelijk is. 

Wat zijn statuten?

Statuten opstellen is wettelijk verplicht bij de oprichting van een rechtspersoon. Statuten zijn de basis voor uw organisatie. Hierin staan de interne regels en afspraken van de rechtspersoon. In de statuten staat bijvoorbeeld hoe de bestuurders worden benoemd. En hoe besluiten worden genomen. Als het niet duidelijk is hoe uw organisatie te werk moet gaan, dan leest u in de statuten wat u moet doen. En welke gevolgen dat heeft.

De notaris bespreekt met u de inhoud van de statuten en voegt de statuten toe aan de oprichtingsakte van de rechtspersoon. U betaalt de notaris hiervoor. Vraag daarom vooraf aan de notaris wat het kost om de statuten te laten maken.

Statuten aanpassen

Wilt u de statuten aanpassen? Dan moet de notaris dit voor u doen door een akte van statutenwijziging te maken. Dit is wettelijk verplicht. Statuten wijzigen bij de notaris kost geld.

Statuten deponeren en opvragen bij KVK

De notaris maakt de oprichtingsakte met daarin de statuten. Meestal geeft de notaris de statuten digitaal op bij KVK. Dit heet deponeren. Ook een statutenwijziging geeft de notaris aan KVK door. Iedereen kan de statuten opvragen bij KVK.

Wat staat er in de statuten?

Wat er in de statuten moet staan, hangt af van de rechtsvorm die u heeft gekozen.

Bv en nv

• Naam van de bv of nv
• Vestigingsplaats
• Omschrijving van de werkzaamheden
• Doel van de bv of nv
• De waarde van de aandelen
• Manier van benoeming van de bestuurders
• Bevoegdheden van de verschillende organisatieonderdelen
• Manier van vergaderen

Stichting

• Naam van de stichting
• Vestigingsplaats
• Doel van de stichting
• Manier van benoeming en ontslag van bestuurders
• Waar het geld naartoe gaat als de stichting wordt opgeheven

Vereniging (met volledige rechtsbevoegdheid)

• Naam van de vereniging
• Vestigingsplaats
• Doel van de vereniging
• Verplichtingen van de leden tegenover de vereniging
• Manier van bijeenroepen van Algemene Ledenvergadering
• Bestemming van het eigen vermogen van de vereniging als de vereniging stopt

Andere rechtsvormen

Andere rechtsvormen zoals de coöperatie en de onderlinge waarborgmaatschappij hebben ook statuten. Rechtsvormen die geen rechtspersoonlijkheid hebben (zoals de eenmanszaak en vof), hebben geen statuten. Een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid kan statuten hebben, maar het hoeft niet.

Huishoudelijk reglement en aandeelhoudersovereenkomst

Huishoudelijk reglement voor een vereniging of stichting

Naast statuten van uw vereniging of stichting kunt u ook een huishoudelijk reglement maken. Daarin regelt u de praktische, dagelijkse zaken binnen de vereniging of stichting. Bijvoorbeeld afspraken over het bijhouden van de financiële administratie of regels op het gebied van kleding. Het is een aanvulling op de statuten. Als het huishoudelijk reglement iets anders zegt dan de statuten, dan geldt wat in de statuten staat.

Een huishoudelijk reglement kunt u zelf maken en aanpassen. U hoeft hiervoor niet naar de notaris. Het huishoudelijk reglement is niet openbaar.

Aandeelhoudersovereenkomst voor een bv of nv 

Naast de statuten van uw bv of nv kunt u een aandeelhoudersovereenkomst maken. Dat kan alleen als er meerdere aandeelhouders zijn. Hierin kunt u extra afspraken maken. Bijvoorbeeld over het wel of niet uitkeren van winst. Of het verplicht aanbieden van aandelen als een aandeelhouder overlijdt of arbeidsongeschikt wordt.

Als de aandeelhoudersovereenkomst iets anders zegt dan de statuten, dan geldt meestal wat in de statuten staat. In sommige gevallen kan de aandeelhoudersovereenkomst voorrang hebben op de statuten. Bijvoorbeeld als dit in de overeenkomst is afgesproken. En als dit niet slecht is voor de bv of nv. 

Een aandeelhoudersovereenkomst kunt u zelf maken en aanpassen. U hoeft hiervoor niet naar de notaris. Een aandeelhoudersovereenkomst is niet openbaar.