Inschrijven bij KVK: dit moet u weten

Start u een eigen bedrijf, dan moet u zich inschrijven in het Handelsregister van KVK. Deze inschrijving kost € 80,10. U hoeft zich niet apart in te schrijven bij de Belastingdienst. Dat gebeurt automatisch na uw inschrijving bij KVK. 

Wanneer inschrijven bij KVK?

U moet zich inschrijven bij KVK als u ondernemer bent. Volgens KVK bent u ondernemer als u goederen of diensten levert aan anderen om winst te maken. Lees aan welke 3 voorwaarden (ondernemerscriteria) u moet voldoen om u in te schrijven.

Automatische registratie Belastingdienst

Na uw inschrijving in het Handelsregister geeft KVK uw gegevens door aan de Belastingdienst. U hoeft uw onderneming niet apart bij de Belastingdienst aan te melden.

De Belastingdienst bepaalt of u ondernemer bent voor de omzetbelasting. Dit betekent dat u btw in rekening moet brengen en afdragen aan de Belastingdienst. Btw die uw leveranciers aan u in rekening brengen, mag u aftrekken in de btw-aangifte. U ontvangt een omzetbelastingnummer en uw btw-identificatienummer (btw-id) van de Belastingdienst.

De Belastingdienst bepaalt ook of u ondernemer voor de inkomstenbelasting bent. Doe de OndernemersCheck van de Belastingdienst.

Bereid uw inschrijving voor

Voordat u zich inschrijft bij KVK moet u zich voorbereiden. Regel het volgende:

1. Bedenk een bedrijfsnaam

U heeft een bedrijfsnaam nodig om uw bedrijf in te schrijven bij KVK. Een bedrijfsnaam moet aan deze regels voldoen:

• Uw bedrijfsnaam moet passen bij wat uw bedrijf doet en mag geen verkeerde indruk wekken. Noem bijvoorbeeld niet het woord 'internationaal' in uw naam als u geen zaken doet in het buitenland. 
• Gebruik geen merknamen of bestaande handelsnamen van anderen. Check of uw naam al bestaat met de Naamchecker van KVK en Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom (BOIP).
• Voorkom verwarring met bestaande handelsnamen.
• Uw handelsnaam mag bestaan uit cijfers en leestekens. Bijvoorbeeld , + en &. Let hierbij op dat uw handelsnaam goed uit te spreken is. De Handelsnaamwet beschermt deze toevoegingen niet. U kunt proberen het vast te leggen via het merkenrecht. 

2. Kies een rechtsvorm

Als startende ondernemer moet u een rechtsvorm kiezen. Bijvoorbeeld een eenmanszaak, vof of bv. Welke rechtsvorm het beste past bij uw bedrijf, hangt af van uw situatie. Uw rechtsvorm bepaalt bijvoorbeeld of u privé aansprakelijk bent of niet. Zoek ook uit welke rechtsvorm voordelen heeft voor de belastingen die u moet betalen.

3. Controleer of u UBO’s moet inschrijven

Afhankelijk van de rechtsvorm van uw bedrijf, moet u de ultimate beneficial owners (UBO’s) van uw bedrijf inschrijven in het UBO-register. UBO’s zijn personen die de uiteindelijke eigenaar zijn van een bedrijf of er zeggenschap over hebben. Bijvoorbeeld de persoon die meer dan 25% van de aandelen heeft in een bv.

Kijk bij uw rechtsvorm of u UBO’s moet inschrijven. Lees meer over het UBO-register op KVK.nl.

4. Vul het inschrijfformulier in en maak een afspraak

Vul online het inschrijfformulier van KVK in. Zorg dat u de volgende gegevens bij de hand heeft:

• uw persoonsgegevens
• de contactgegevens van uw bedrijf
• een omschrijving van uw bedrijfsactiviteiten
• in welke branche u gaat ondernemen
• de bedrijfsnaam
• de gekozen rechtsvorm

Daarna kunt u online een afspraak maken. Om uw inschrijving in het Handelsregister definitief te maken moet u langskomen bij KVK. Zonder afspraak is inschrijven niet mogelijk. Tijdens uw bezoek aan KVK ontvangt u direct uw KVK-nummer.

5. Neem de huurovereenkomst van uw bedrijfspand mee

Vestigt u uw bedrijf in een bedrijfspand? Neem dan de huurovereenkomst mee. Is deze nog niet getekend? Neem dan een intentieverklaring mee van bijvoorbeeld uw makelaar. 

Heeft uw onderneming meerdere vestigingen? Dan krijgt elke vestiging een uniek vestigingsnummer van 12 cijfers.

Wanneer moet u zich inschrijven?

U kunt zich op 3 momenten inschrijven bij een KVK-kantoor:

1. Uiterlijk 1 week nadat u gestart bent met uw bedrijf.
2. 1 week voordat u start met uw bedrijf.
3. Eerder. De definitieve inschrijving (met KVK-nummer) vindt in dat geval 1 week voor de start van uw bedrijf plaats. U hoeft daarvoor niet opnieuw naar KVK te komen.

De kosten voor inschrijving bij KVK

Voor inschrijving in het Handelsregister van KVK betaalt u € 80,10 (inschrijfvergoeding). Betalen is mogelijk door de QR-code op de factuur te scannen met de camera van uw mobiele telefoon of met een QR-app. Na het scannen van de code kunt u betalen met iDEAL of creditcard. U kunt niet contant betalen.

Wat staat er in het Handelsregister?

KVK zet de volgende gegevens in het Handelsregister:

• uw naam en contactgegevens
• handelsnaam of -namen
• bedrijfsactiviteiten
• SBI-code
• vestigingsadres
• postadres
• aantal medewerkers
• functionarissen en tekenbevoegden

Deze bedrijfsinformatie is openbaar. Iedereen kan het opzoeken in het Handelsregister. 

Wilt u geen reclame ontvangen? Dan kunt u de non-mailing indicator inschakelen. Telemarketingbedrijven moeten zich houden aan regels voor telemarketing en verkoop op afstand.

Bezoekadres afschermen

U kunt in sommige gevallen uw bezoekadres afschermen in het Handelsregister van KVK: 

• U heeft een eenmanszaak. Laat een postadres vastleggen in het Handelsregister, die anders is dan het woon- en bezoekadres. 
• U wordt bedreigd en heeft geen eenmanszaak. Bij ‘waarschijnlijke dreiging’ kunt u afscherming van het bezoekadres aanvragen als deze hetzelfde is als uw woonadres. Dit is mogelijk voor alle rechtsvormen behalve kapitaalvennootschappen zoals een bv of nv. Bij ‘concrete dreiging’ kunnen alle rechtsvormen hun bezoekadressen afschermen, ook als het bezoekadres niet gelijk is aan het woonadres. 

Niet inschrijven bij KVK, wel btw-aangifte doen

Voldoet u niet aan de voorwaarden om u in te schrijven in het Handelsregister van KVK? Dan kan het zijn dat u toch btw-aangifte moet doen. Controleer of u voldoet aan de voorwaarden van de Belastingdienst om btw-aangifte te doen. Als dit zo is, meld u dan aan bij de Belastingdienst via de ‘Opgaaf startende ondernemers.’

Registratiedrempel voor kleine ondernemers

Hoeft u zich niet in te schrijven bij KVK én blijft uw omzet onder de registratiedrempel van € 1.800 per jaar? Dan hoeft u zich niet te melden als btw-ondernemer bij de Belastingdienst. U maakt dan automatisch gebruik van de kleineondernemersregeling (KOR). 

Wat zijn de gevolgen als u zich niet inschrijft?

Schrijft u zich niet in in het Handelsregister terwijl u wel voldoet aan de voorwaarden van KVK? Dan overtreedt u de regels uit de Handelsregisterwet. Dit is strafbaar op basis van de Wet Economische Delicten. U kunt een gevangenisstraf, geldboete of taakstraf krijgen.

Controleer regelmatig uw registratie bij KVK

Check na uw inschrijving regelmatig of uw gegevens in het Handelsregister nog kloppen. Zoals uw adres, bedrijfsactiviteiten of tekenbevoegde personen. Bekijk uw gegevens via Mijn KVK. Foute of oude informatie kan problemen opleveren voor u, uw klanten of leveranciers. U moet wijzigingen online doorgeven aan KVK.