Stappenplan deelnemen aan een aanbesteding van de overheid

Als u producten of diensten wilt leveren aan overheidsorganisaties, dan moet u meestal eerst deelnemen aan een aanbesteding. Registreer u bij TenderNed. Houd daar de actuele aankondigingen in de gaten. Maak een goede offerte. En schrijf in op een aanbesteding.

Wat is aanbesteden?

Een aanbesteding is een procedure waarbij een overheidsorganisatie bekend maakt dat zij een opdracht wil laten uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan de inkoop van kantoorartikelen of zonnepanelen. Maar ook diensten zoals marktonderzoek, een communicatieopdracht of het bouwen van een brug worden aanbesteed.

Na de bekendmaking van de opdracht kunnen verschillende bedrijven via TenderNed reageren en een offerte sturen. De overheidsorganisatie zal de offerte beoordelen op een aantal punten die vooraf vastliggen. Het bedrijf dat de meest passende offerte heeft krijgt de opdracht. Dat heet een gunning.

Waarom aanbesteden?

Door aanbesteden wordt de concurrentie tussen bedrijven gestimuleerd. Het is een transparante methode om overheidsinkopen te regelen. Alle geïnteresseerde partijen krijgen een gelijke kans om een opdracht uit te voeren. Zowel u als de overheid moeten zich daarbij aan de aanbestedingsregels houden.

Aanbesteden ook voor kleine ondernemers

Als kleine ondernemer kunt u ook meedoen aan een aanbesteding. Is een klus te groot voor u alleen, dan kunt u samenwerken met andere ondernemers. Bijvoorbeeld door samen een offerte in te sturen.

Boven een drempelbedrag zijn aanbestedingen Europees

Grote opdrachten die boven een bepaald drempelbedrag uitkomen, moeten Europees worden aanbesteed. Dat betekent dat deze opdrachten ook opengesteld en zichtbaar worden voor bedrijven uit andere Europese lidstaten. Ze worden dan op TED gepubliceerd, een Europees platform. Daar kunt u kijken en inschrijven op buitenlandse opdrachten.

Gebruik TenderNed om mee te doen aan aanbestedingen

TenderNed.nl is het marktplein waar de rijksoverheid, provincies, gemeenten en publiekrechtelijke instellingen hun opdrachten aankondigen. Hier vindt u zowel Europese als nationale opdrachten.

Op TenderNed vindt u ook aankondigingen van andere platforms, zoals Negometrix en de Aanbestedingskalender. Als u op deze opdrachten wilt reageren, dan moet u dat doen via dat platform.

1.Registreer u als gebruiker op TenderNed

Voordat u met TenderNed kunt werken, moet u zich als gebruiker registreren. U kunt op dit platform alle aanbestedingen bekijken en inschrijven op opdrachten.

2. Registreer uw onderneming op TenderNed

U moet ook uw onderneming eenmalig registreren op TenderNed. Dat doet u met een e-Herkenningsmiddel. Als u al een eHerkenningsmiddel heeft, dan kunt u uzelf en uw onderneming direct registreren. Zodra uw onderneming is geregistreerd, kunt u uw bedrijfsdossier verder inrichten, gebruikers uitnodigen en de bibliotheek inrichten.

3. Zoek naar passende opdrachten op TenderNed

Bekijk de tips van TenderNed bij het vinden en volgen van relevante aanbestedingen en aankondigingen. U kunt ook een interesseprofiel aanmaken. Dan ontvangt u interessante opdrachten in het aankondigingenplatform, die u ook kunt laten doorsturen naar uw e-mailadres.

4. Reageer op een opdracht

Ziet u een opdracht die u interessant vindt, check dan goed of u aan alle voorwaarden voldoet. Reageren op de opdracht doet u via een digitale inschrijving op TenderNed. Begin hier op tijd mee, het kan veel werk zijn.

Wees zichtbaar voor onderhandse aanbestedingen

Naast de aanbestedingen in TenderNed zijn er ook zogenaamde onderhandse aanbestedingen. Daarbij vraagt een overheidsorganisatie rechtstreeks een of meerdere ondernemers om een offerte uit te brengen. Overheden zoeken hiervoor naar bedrijven in het handelsregister van KVK, maar ook in TenderNed. Schrijf u daar dus in als u zichtbaar wilt zijn voor een eventuele onderhandse aanbesteding.

5. Bekijk de aanbestedingsstukken en beoordeel de criteria

In de aanbestedingsstukken geeft de overheidsorganisatie een exacte omschrijving van de opdracht. Hierin vindt u de procedure en de selectiecriteria en gunningscriteria. In de selectiecriteria staan ook de knock-outcriteria. Daar moet u altijd aan voldoen, anders mag u niet meedoen.

6. Stel vragen over onduidelijkheden

Is er iets niet duidelijk in de aanbestedingsstukken? Dan kunt u vragen stellen aan de overheidsorganisatie. Deze beantwoordt alle vragen in een ‘Nota van Inlichtingen’. In deze nota staan alle antwoorden op vragen die door deelnemers zijn gesteld. Alle deelnemers kunnen dit zien. Hierdoor blijft de procedure eerlijk, iedereen heeft dezelfde informatie. Het is niet te zien wie de vragen heeft gesteld.

Volg een training of vraag om advies

U kunt hulp krijgen bij het gebruik van TenderNed, bij het zoeken naar relevante aankondigingen en bij het inschrijven op een aanbesteding.

7. Upload een offerte en alle gevraagde documenten

In uw offerte staat onder andere welke prijs u vraagt. Met een goede, concurrerende offerte heeft u meer kans dat een opdracht u gegund wordt. Vanzelfsprekend moet u nooit beloven wat u niet kunt waarmaken. Kijk goed welke documenten u moet uploaden naast uw offerte.

8. Wacht af of de opdracht u gegund wordt

Na de sluitingsdatum van inschrijving selecteert de opdrachtgever het bedrijf dat de opdracht krijgt. De opdrachtgever moet een bericht met het voornemen tot het sluiten van de overeenkomst versturen aan alle inschrijvers. Dit wordt ook wel de gunningsbeslissing genoemd.

9. Sluit een contract met de opdrachtgever

Heeft u de opdracht gekregen? Dan sluit u een contract met de overheidsorganisatie. Dit mag pas na minimaal 20 kalenderdagen. Afgewezen partijen kunnen hierdoor bezwaar maken tegen de gunningsbeslissing.

Dit contract kan ook een raamovereenkomst zijn. Met een raamovereenkomst mag u een bepaalde tijd opdrachten uitvoeren voor een of meer overheden. Soms geldt de raamovereenkomst voor meer bedrijven.