Stappenplan gastouderbureau starten

Een gastouderbureau helpt ouders bij het vinden van geschikte opvang voor hun kinderen. Gastouders moeten zich registreren bij een gastouderbureau voor ze kinderen mogen opvangen. Met dit stappenplan weet u met welke regels u te maken krijgt als u een gastouderbureau start. 

In dit stappenplan staan de regels die gelden voor alle gastouderbureaus. Daarnaast is het mogelijk dat u nog andere verplichtingen heeft. Overleg met uw gemeente over de volgorde van de stappen. Een aantal stappen kunt u tegelijk uitvoeren.

1. Bekijk of uw locatie past in het omgevingsplan

De plek van uw gastouderbureau moet passen in het omgevingsplan van uw gemeente. Het omgevingsplan en de nog geldende bestemmingsplannen kunt u bekijken via regels op de kaart van het Omgevingsloket. Past het niet in het omgevingsplan? Dan kunt u in het Omgevingsloket vragen om een wijziging van het omgevingsplan of om een omgevingsvergunning.

Via de vergunningcheck bij het Omgevingsloket checkt u of u een vergunning nodig heeft voor de activiteiten die u in uw omgeving wilt gaan doen. Vraag uw gemeente of u nog aan andere regels moet voldoen voor uw gastouderbureau.

Wilt u een bedrijf aan huis beginnen? Houd dan rekening met voorwaarden van uw gemeente. De regels hiervoor checkt u ook in  regels op de kaart van het Omgevingsloket en de vergunningcheck. Bekijk ook de voorwaarden van uw verhuurder of hypotheekverstrekker in uw huurovereenkomst of hypotheekovereenkomst. 

2. Vraag een verklaring omtrent het gedrag aan

De houder van het gastouderbureau, eventuele bestuurders en (bemiddelings)medewerkers moeten een verklaring omtrent het gedrag (VOG) hebben. Dit is een bewijs van goed gedrag. Deze verklaring moet bestaan uit screeningsprofiel 84 (zorgdragen voor minderjarigen) of 86 (werkzaam in de kinderopvang). 

Heeft uw gastouderbureau een rechtsvorm met rechtspersoonlijkheid? Dan moet u een VOG RP aanvragen. Met de VOG RP voldoen de organisatie en de bestuurder aan de screening die nodig is voor de kinderopvang. Als u een VOG RP heeft, hoeft u geen persoonlijke VOG meer aan te vragen. 

U heeft de VOG nodig voor de registratie van uw gastouderbureau in het Landelijk Register Kinderopvang (LRK) en inschrijving in het Personenregister kinderopvang (PRK). Zie stappen 4 en 5.

3. Stel een pedagogisch beleidsplan op

Uw gastouderbureau moet bij de aanvraag tot registratie in het LRK ook een pedagogisch beleidsplan hebben. Hierin beschrijft u de pedagogische visie van de opvang. U schrijft bijvoorbeeld hoe gastouders kinderen helpen met hun ontwikkeling.

4. Zorg voor inschrijving in het Personenregister kinderopvang (PRK)

Iedereen die werkt of woont op een plek waar kinderen worden opgevangen moet zich inschrijven in het Personenregister kinderopvang (PRK). Deze personen worden regelmatig gecontroleerd. Bijvoorbeeld op strafbare feiten. 

5. Registreer uw gastouderbureau, gastouders en opvanglocaties in het LRK

Minimaal 10 weken voor u start met uw gastouderbureau moet u een aanvraag tot registratie in het Landelijk Register Kinderopvang (LRK) doen. U doet deze aanvraag bij de gemeente. Daarnaast moet u ook de gastouders en de opvanglocaties  registreren. Hiervoor doet u een aparte aanvraag.  Ouders kunnen alleen kinderopvangtoeslag ontvangen als het gastouderbureau en de gastouder(s) zijn geregistreerd in het LRK. 

6. Schrijf uw gastouderbureau in bij KVK en regel uw aanmelding bij de Belastingdienst

U moet uw gastouderbureau inschrijven in het Handelsregister van KVK. KVK geeft uw gegevens door aan de Belastingdienst. U hoeft zich niet apart bij de Belastingdienst aan te melden. 

Mogelijk zijn de activiteiten van uw gastouderbureau vrijgesteld van btw. Dit betekent dat u geen btw in rekening hoeft te brengen en af te dragen aan de Belastingdienst. Of dit voor uw bedrijfsactiviteiten geldt hangt af van een aantal voorwaarden. Onder andere of de opvang waarvoor u bemiddelt is vrijgesteld van btw. 

7. Laat de locaties voor gastouderopvang voldoen aan de inrichtingseisen

De opvanglocaties die bij uw gastouderbureau geregistreerd staan, moeten voldoen aan inrichtingseisen. Kinderen moeten bijvoorbeeld in de ruimtes van de gastouderopvang veilig kunnen spelen en rusten. 

8. Stel een risico-inventarisatie (RI&E) op

U moet, samen met de gastouders, een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) opstellen. Voor het bewaken van de veiligheid en kwaliteit op de opvanglocaties. De RI&E moet altijd actueel zijn. Bij een verandering op de gastouderopvang, moet er een nieuwe RI&E komen. Bijvoorbeeld na een verbouwing.

9. Neem gekwalificeerd personeel aan

Voor de houder van een gastouderbureau gelden geen opleidingseisen. Uw bemiddelingsmedewerkers die bij u ingeschreven staan, moeten wel aan eisen voldoen. Ook moet u een verklaring omtrent het gedrag (VOG) van hen hebben in uw administratie. 

10. Sluit u aan bij de Geschillencommissie

U moet zich aansluiten bij de Geschillencommissie Kinderopvang. Dit is een organisatie die klachten van ouders en verzorgers beoordeelt. U registreert zich hier voor al uw vestigingen. Informeer de ouders en de oudercommissie dat u bent aangemeld bij de geschillencommissie.

11. Zorg voor een meldcode kindermishandeling

Een meldcode beschrijft in 5 stappen hoe u en uw medewerkers moeten omgaan met een vermoeden van kindermishandeling of huiselijk geweld. 

12. Stel een reglement oudercommissie op

Telt uw gastouderbureau meer dan 50 gastouders? Dan moet uw gastouderbureau een oudercommissie hebben. Maak ook een reglement voor de oudercommissie. In het reglement beschrijft u hoe de oudercommissie tot stand komt, en voor hoe lang. Zorg dat u het reglement af heeft binnen 6 maanden na registratie in het LRK.

Heeft uw gastouderbureau 50 of minder bemiddelende gastouders? En kunt u bewijzen dat u uw best heeft gedaan om een oudercommissie samen te stellen? Dan hoeft u geen oudercommissie te hebben.

13. Houd een administratie bij

Als eigenaar van een gastouderbureau moet u een administratie bijhouden. Daarin geeft u onder andere een overzicht van de gastouders en de kinderen die ingeschreven staan. Ook houdt u een financiële administratie bij. Neem in uw administratie ook gegevens op voor de kinderopvangtoeslag.