Zo stelt u een werkgeversverklaring op

Uw werknemer kan u vragen om een werkgeversverklaring. Bijvoorbeeld voor het aanvragen van een hypotheek. Heeft uw werknemer geen vast contract? Dan kunt u ook een intentieverklaring geven. 

Wat is een werkgeversverklaring?

Een werkgeversverklaring is een formulier waarop vragen staan over het dienstverband en het inkomen van uw werknemer. Als werkgever kunt u antwoorden geven op dit formulier. Uw werknemer kan dit document nodig hebben voor een huurwoning, een lening of bij een hypotheekaanvraag voor een koopwoning.

Voorbeeld werkgeversverklaring

De werkgeversverklaring is een standaardformulier. De meeste banken hebben hun eigen model. Ook de Nationale Hypotheek Garantie (NHG) heeft een model-werkgeversverklaring. Welk model u ook gebruikt, u moet altijd dezelfde gegevens invullen.

NHG-werkgeversverklaring

Doet uw werknemer een aanvraag voor een hypotheek met Nationale Hypotheek Garantie? Gebruik dan de NHG-werkgeversverklaring of een model dat voldoet aan de eisen van de NHG. Het NHG-model is beschikbaar als interactieve pdf.

Werkgeversverklaring invullen

Laat het formulier altijd door 1 persoon invullen. Gaat het om een papieren versie? Zorg dan voor 1 handschrift: het formulier is niet geldig met meerdere handschriften. Gebruik ook 1 kleur pen. Meestal is dat blauw. Voorkom correcties en doorstrepen op het formulier. Bij een fout moet u een nieuw formulier invullen. Let er verder op dat alle velden zijn ingevuld of aangekruist.

Het formulier kent een aantal vaste onderdelen:

• gegevens werkgever
• gegevens werknemer
• het soort dienstverband
• verklaring voortzetting dienstverband: de intentieverklaring
• inkomen
• leningen / loonbeslag

Houd uw eigen KVK-nummer bij de hand. En verzamel vooraf onderstaande gegevens over uw werknemer. Dan kost het invullen van het formulier niet veel tijd.

• naam, adres, postcode, geboortedatum
• ingangsdatum van de dienst
• functie
• brutojaarsalaris
• vakantietoeslag
• onregelmatigheidstoeslag
• vaste 13e maand
• provisie
• eindejaarsuitkering
• overwerk
• eventueel door u verstrekte leningen
• eventueel loonbeslag

Houdt u op de werkgeversverklaring alvast rekening met een toekomstige salarisstijging? Dan moet u meestal op het briefpapier van uw bedrijf vertellen wanneer de stijging ingaat. En dat de stijging vast staat. 

Werkgeversverklaring ondertekenen

De persoon die de werkgeversverklaring invult, zet ook de handtekening.

Handtekening

Degene die de lening geeft bepaalt of u een elektronische handtekening mag zetten. En welk soort elektronische handtekening dan is toegestaan. Moet u een handgeschreven handtekening zetten? Vergeet dan niet de eisen aan de kleur inkt en handschriften.

Datum

De werkgeversverklaring moet altijd een datum hebben. Dat is belangrijk omdat de verklaring 3 maanden geldig is.

Bedrijfsstempel

Een firma- of bedrijfsstempel op het formulier is niet altijd verplicht. Heeft u geen bedrijfsstempel? Maar moet u die wel plaatsen? Maak dan een aparte verklaring met de gegevens op het briefpapier van uw bedrijf. Laat deze verklaring ondertekenen door dezelfde persoon die ook de werkgeversverklaring invult en ondertekent.

Wat is een intentieverklaring?

Een intentieverklaring is een verklaring over de wil om het dienstverband te verlengen. Zit uw werknemer nog in zijn proeftijd? Of heeft uw werknemer een arbeidscontract voor bepaalde tijd? Dan kunt u een intentieverklaring geven. In de intentieverklaring geeft u aan dat u van plan bent om de werknemer in vaste dienst te nemen. Als deze op hetzelfde niveau blijft presteren en de bedrijfsomstandigheden niet wijzigen.

De intentieverklaring is geen apart formulier, maar onderdeel van de werkgeversverklaring. Bij het veld ‘Verklaring voortzetting dienstverband’ vult u ‘ja’ in en plaatst u een extra handtekening.