Geheimhoudingsverklaring opstellen
In dit artikel
In een geheimhoudingsverklaring (NDA) legt u afspraken vast om gevoelige informatie veilig te delen met anderen. Bijvoorbeeld personeel, investeerders of een mogelijke koper van uw bedrijf. U bepaalt zelf wat u in het contract zet. Een jurist kan u daarbij helpen.
Wat is een geheimhoudingsverklaring of NDA?
Een geheimhoudingsverklaring heet ook wel een geheimhoudingsovereenkomst, geheimhoudingsbeding of non-disclosure agreement (NDA). Het is een contract waarin de andere partij belooft om bepaalde informatie van u niet door te vertellen of openbaar te maken. De ander is dan verplicht om die informatie geheim te houden.
Wat zet u in een geheimhoudingsverklaring?
In een geheimhoudingsverklaring staan afspraken tussen u en de andere partij. U mag de verklaring zelf maken. Daarin zet u in elk geval:
- de datum en plek waarop de afspraken gemaakt worden
- welke informatie geheim moet blijven en welke niet
- wie de informatie mag bekijken en met welk doel
- hoelang de informatie geheim moet blijven
- wat er gebeurt als iemand zich niet houdt aan de gemaakte afspraken (sancties), bijvoorbeeld een boete of ontslag
- de hoogte van de boete of schadevergoeding
- de handtekeningen van alle personen die bij de afspraken betrokken zijn
Hoelang is de geheimhoudingsplicht geldig?
Dat ligt aan de informatie die u wilt beschermen en de afspraken die u maakt. U mag zelf bepalen tot wanneer de informatie geheim moet blijven. Soms wordt er een vaste periode afgesproken van een aantal jaren, maar dat hoeft niet. De geheimhouding kan onbeperkt geldig zijn.
Welke sancties zet u in het contract?
Bedenk welke sancties het beste passen bij het risico dat u loopt als geheime informatie uitlekt. Vaak is dat een geldboete of schadevergoeding. Voor medewerkers kunt u ook een officiële waarschuwing, schorsing of ontslag als sanctie gebruiken. Zorg dat de maatregel in verhouding is met de waarde van de geheime informatie.
Geheimhoudingsverklaring opstellen voor verschillende situaties
Het is verstandig om een geheimhoudingsverklaring op te stellen als u gevoelige informatie deelt met:
Medewerkers
Meestal is een geheimhoudingverklaring voor medewerkers geen apart contract, maar onderdeel van de arbeidsovereenkomst. Houdt een medewerker zich niet aan de geheimhoudingsverklaring? Dan is dat een reden voor schorsing of zelfs ontslag. Wanneer een medewerker stopt bij uw bedrijf, blijft de geheimhoudingsovereenkomst gelden.
Investeerders of samenwerkingspartners
Heeft u een goed idee of uitvinding? En zoekt u een samenwerkingspartner of investeerder om het uit te voeren? Als u gevoelige informatie deelt, loopt u het risico dat de investeerder of samenwerkingspartner uw idee steelt of per ongeluk openbaar maakt. Een geheimhoudingsverklaring voor uw idee of uitvinding geeft u bewijs als er een juridisch conflict ontstaat. U kunt uw idee beschermen door het te registreren als Intellectueel eigendom bij het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom (BOIP).
Heeft u uw idee aangemeld in een i-DEPOT van BOIP? Dan kunt u daar ook een geheimhoudingsverklaring maken.
Een mogelijke koper voor uw bedrijf
Wilt u uw bedrijf verkopen? Dan zult u vertrouwelijke informatie moeten delen, zoals winstcijfers en uw verwachtingen voor de toekomst van uw bedrijf. Zorg ervoor dat deze informatie alleen bij de mogelijke koper terechtkomt en niet bij anderen. Laat de mogelijke koper daarom een geheimhoudingsverklaring tekenen. Zet daar ook in dat het geheim moet blijven dat u uw bedrijf wilt verkopen.
Als iemand zich niet aan de afspraken houdt
Geef anderen alleen toegang tot de informatie die zij echt nodig hebben. Houdt iemand zich niet aan de geheimhoudingsverklaring? Kom direct in actie om de schade te beperken:
- Verzamel bewijs. U moet een overtreding zelf kunnen aantonen.
- Meld fouten. Informeer de betrokkenen. Een datalek moet u melden.
- Leg sancties op. Gebruik de maatregelen die zijn afgesproken in het contract.
- Schakel hulp in. Een jurist helpt u bij juridische conflicten of naar de rechter stappen.
Meer over ondernemen
Plan jouw intakegesprek met een ervaren adviseur
Geheel kosteloos en vrijblijvend. Na het intakegesprek bepaal je of je verder wilt gaan met het coachingstraject.
-
Persoonlijk advies van een ervaren ondernemer
-
Onze adviseurs zijn onafhankelijk en onpartijdig
-
Intakegesprek zonder kosten of verplichtingen