Loonheffingen inhouden en betalen als werkgever

Heeft u personeel in dienst? Dan moet u loonheffingen op het salaris inhouden. U moet deze loonheffingen afdragen aan de Belastingdienst (loonaangifte doen). 

De loonheffingen zijn:

• loonbelasting en premie volksverzekeringen (zie hoofdstuk 9, Handboek loonheffingen)
• premies werknemersverzekeringen
• inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (werkgeversheffing Zvw en bijdrage Zvw, zie hoofdstuk 8, Handboek loonheffingen)

Aanmelden als werkgever

Om loonaangifte te doen, moet u zich aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst. U krijgt dan:

• een loonheffingennummer
• de aangiftebrief, waarin staat wanneer u aangifte moet doen

Als u premies werknemersverzekeringen moet betalen voor uw werknemer(s), krijgt u ook:

• een brief waarin staat bij welke sector u bent aangesloten
• een brief met het percentage voor de gedifferentieerde premie Werkhervattingskas (Whk)

U gebruikt uw loonheffingennummer als u aangifte loonheffingen doet en bij ander contact met de Belastingdienst.

Afdrachtvermindering loonbelasting en premie volksverzekeringen

Soms hoeft u niet voor elke werknemer het volledige bedrag van de ingehouden loonheffing te betalen. Bijvoorbeeld omdat deze werknemers onderzoeks- en ontwikkelingswerk (R&D) doen. Deze regeling staat bekend als afdrachtverminderingen. Lees hier meer over in hoofdstuk 26 van het Handboek Loonheffingen.

Controleer de identiteit van uw werknemer

Als een werknemer bij u gaat werken, vraagt u deze werknemer om een ondertekende verklaring met datum en persoonsgegevens zoals naam, adres, geboortedatum en burgerservicenummer (BSN). U controleert de identiteit van uw werknemer en legt deze vast. Als u een buitenlandse arbeidskracht aanneemt, controleert u of deze in Nederland mag werken.

U moet alle gegevens van uw werknemer hebben en de identiteit vaststellen, voordat de werknemer bij u aan het werk gaat. Kunt u de identiteit van uw werknemer niet goed vaststellen? Of geeft uw werknemer zijn naam, adres, woonplaats en BSN niet? Dan gebruikt u het anoniementarief. Lees meer over de situaties waarin u het anoniementarief gebruikt in hoofdstuk 2 van het Handboek Loonheffingen.

Loonadministratie opzetten

Als u personeel in dienst neemt, moet u een loonadministratie opzetten en bijhouden. U leest hier meer over in hoofdstuk 3 van het Handboek Loonheffingen. U bewaart de loonadministratie waar uw bedrijf kantoor houdt of gevestigd is. U bepaalt ook wat het loon is. U berekent de premies en belastingen en u draagt deze op tijd af.

Teruggaaf btw verrekenen

Wilt u een teruggaaf btw verrekenen met een aangifte loonheffingen? Daarvoor gelden bepaalde voorwaarden. U gebruikt daarvoor het formulier Verzoek Loonheffingen Verrekening met teruggaaf btw.

Werkkostenregeling: onbelaste vergoedingen voor uw personeel

U mag sommige zaken voor uw werknemers onbelast vergoeden via de werkkostenregeling (WKR). Zoals reiskosten of een computer. 

Loonheffingen bij inhuur of onderaanneming

Huurt u personeel in via een intermediair? Of besteedt u werk uit aan personeel van een (onder)aannemer? Dan moet de intermediair of (onder)aannemer de loonheffingen voor dit personeel betalen. Gebeurt dat niet? Dan kan de Belastingdienst u hiervoor aansprakelijk stellen.

Uitbetaalde bedragen aan derden (UBD)

Betaalt u iemand voor diensten of werkzaamheden en is deze persoon geen ondernemer of bij u in (fictieve) dienst? Of beloont u iemand in natura? Dan moet u informatie over die uitbetaalde bedragen aan derden (UBD) opgeven bij de Belastingdienst (renseigneringsverplichting).