Regels voor bedrijfscorrespondentie

Verstuurt u een brief, e-mail of offerte? U moet bepaalde informatie in uw bedrijfscorrespondentie zetten. Zo is altijd duidelijk voor uw klant met wie hij te maken heeft. Bedrijfscorrespondentie is onderdeel van uw administratie en bestaat uit:

• brieven
• e-mails
• offertes
• folders
• faxberichten
• website
• facturen (hiervoor gelden extra regels die niet voor de andere vormen van bedrijfscommunicatie gelden)

Reclame valt niet onder bedrijfscorrespondentie.

Wat moet u op uw bedrijfscorrespondentie zetten?

U vermeldt altijd uw:

• handelsnaam
• KVK-nummer

Heeft u een coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij, besloten vennootschap (bv) of naamloze vennootschap (nv)? En is uw handelsnaam anders dan de statutaire naam (de naam in de oprichtingsakte)? Dan zet u ook de hele statutaire naam op uw correspondentie.

Bij een bv of nv noemt u ook de statutaire zetel (vestigingsplaats) van de vennootschap.

Verplichte gegevens op uw website

U moet duidelijk zijn over uw bedrijf. U moet op uw website onder meer deze verplichte gegevens op een logische plaats zetten:

• volledige naam (statutaire naam zoals vermeld in de oprichtingsakte) en handelsnaam
• adresgegevens (bezoekadres), behalve als u uw bezoekadres in het Handelsregister laat afschermen
• e-mailadres en telefoonnummer
• naam en bezoekadres van de aanbieder (als u dat zelf niet bent)

Als u diensten levert of verkoopt via internet, moet u ook uw KVK-nummer en btw-identificatienummer (btw-id) vermelden.

Heeft u een online platform? Dan moet u ook informatie geven over de verkopers op uw platform.