Zakelijke administratie bijhouden en bewaarplicht

U moet van de wet een administratie bijhouden en deze een vaste tijd bewaren (bewaarplicht).  Alle gegevens over uw bedrijf die u op papier of digitaal vastlegt, horen bij uw zakelijke administratie. Uw administratie is de basis van uw belastingaangiften.

Wat staat er in uw zakelijke administratie?

De basisgegevens van uw administratie zijn:

• Alle inkomsten en uitgaven, verdeeld over verschillende categorieën (het grootboek)
• de debiteuren- en crediteurenadministratie (welke facturen u nog moet betalen en wie uw bedrijf nog moet betalen)
• de voorraadadministratie
• de in- en verkoopadministratie (betalingen met leveranciers en klanten)
• de loonadministratie
• gegevens die belangrijk zijn voor de belastingheffing van andere organisaties of personen

Bekijk het stappenplan administratie bijhouden. 

Bewaarplicht administratie

U moet uw administratie bewaren. Dat heet fiscale bewaarplicht. De bewaarplicht is nodig zodat de Belastingdienst kan controleren of u de juiste belasting heeft betaald. Een goede bewaarde administratie kan uw bedrijf beschermen bij juridische geschillen en bewijzen dat u zich aan de wet houdt. 

De bewaartijd (bewaartermijn) is: 

• 7 jaar voor de basisgegevens van uw administratie
• 10 jaar voor  gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden
• 10 jaar als u spullen of diensten verkoopt in de EU aan klanten die geen btw-aangifte doen én u heeft gekozen voor het éénloketsysteem (One Stop Shop)

U kunt afspraken maken met de Belastingdienst:

• om andere gegevens dan de basisgegevens korter te bewaren
• over de vorm waarin u de administratie bewaart
• over hoe gedetailleerd de administratie moet zijn

Bewaren van programma’s en bestanden

De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. U moet ervoor zorgen dat uw bestanden bij een controle bruikbaar zijn. Dat geldt ook voor de programma's waarmee de bestanden gebruikt worden.