Identiteitsbewijs controleren en bewaren

Heeft u personeel in dienst? Dan moet u hun identiteit controleren voordat ze bij u gaan werken (verificatieplicht). U moet van tevoren weten of uw personeel wel bij u mag werken. Ook heeft u de juiste persoonsgegevens nodig voor de loonheffingen.

U moet de identiteit controleren als u:

• personeel in dienst neemt
• personeel inhuurt via een tussenpartij
• personeel via een aannemer of onderaannemer voor u laat werken

Identiteit controleren

U controleert de identiteit door een origineel en geldig identiteitsbewijs te vragen (geen rijbewijs of een verklaring van de Belastingdienst). Dit geldt voor alle Nederlandse of buitenlandse werknemers en stagiairs die u in dienst neemt.

Uw werknemers moeten altijd een geldig identiteitsbewijs kunnen laten zien als zij aan het werk zijn. U moet dit aan uw personeel duidelijk maken.

Geldige identiteitsbewijzen zijn:

• paspoort
• Nederlandse identiteitskaart (ID-kaart)
• identiteitskaart (ID-kaart) of paspoort uit een EER-land
• Nederlands vreemdelingendocument
• Nederlands of Europees rijbewijs of bromfietswijbewijs (categorie AM)

Een kopie van een van de bovenstaande documenten is geen geldig identiteitsbewijs.

U controleert de identiteit voordat iemand bij u begint met werken. Gebruik daarbij het stappenplan Verificatieplicht van de Nederlandse Arbeidsinspectie. De verificatieplicht geldt ook voor buitenlandse arbeidskrachten en stagiairs.

U moet letten op:

• de pasfoto
• kenmerken zoals leeftijd en lengte
• handtekening
• nationaliteit
• de vervaldatum van het identiteitsbewijs
• echtheidskenmerken (zoals watermerk en documentnummer)

Controleer of uw personeel mag werken

Als u de identiteit heeft vastgesteld, dan moet u controleren of de persoon bij u mag werken.

Een persoon mag voor u werken als:

• die persoon de Nederlandse nationaliteit heeft
• die persoon uit de EER of Zwitserland komt
• personen met een andere nationaliteit moeten een bewijs kunnen laten zien dat zij in Nederland mogen werken, zoals een werkvergunning

Kopie ID in uw administratie (bewaarplicht)

U moet een kopie van het identiteitsbewijs van uw medewerker in uw administratie bewaren (bewaarplicht). Op de kopie moeten alle persoonsgegevens staan die ook op het originele identiteitsbewijs staan. U moet een medewerker altijd vertellen voor welk doel u de kopie van het identiteitsbewijs vraagt en hoe uw medewerker de gegevens die u niet nodig heft kan afschermen.

Bewaarplicht

Als uw werknemer uit dienst gaat, moet u de kopie minstens 5 jaar bewaren. De 5 jaar gaan in na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is gegaan. Verloopt het identiteitsbewijs in de tussentijd? Dan hoeft u geen nieuwe kopie te maken. Wanneer de bewaarplicht voorbij is, moet u de kopie vernietigen.

Vraagt de Nederlandse Arbeidsinspectie u om de identiteit van een medewerker vast te stellen? Dan moet u binnen 48 uur een kopie van het identiteitsbewijs aan de Nederlandse Arbeidsinspectie geven.

Geen bewaarplicht bij ingehuurd personeel

Als u personeel inhuurt (u bent inlener of aannemer), mag u geen kopie van het identiteitsbewijs in uw administratie bewaren. U moet wel het identiteitsbewijs controleren en de persoonsgegevens overnemen in uw administratie. Komt de ingeleende werknemer niet uit de EER of Zwitserland? Dan moet u wel 5 jaar lang een kopie van het identiteitsbewijs bewaren in uw administratie.