Klant betaalt niet: Rechten en vervolgstappen voor ondernemers

Betaalt je klant niet? Dat kan grote gevolgen hebben voor je bedrijf. Je cashflow komt direct onder druk te staan. Wat doe je dan? Ga je eerst in gesprek, stuur je een aanmaning of zet je meteen juridische stappen? Elke keuze heeft eigen risico’s en gevolgen.

Zonder duidelijke aanpak kan de situatie snel escaleren. Dat kost tijd, energie en geld. Daarom is het belangrijk om vooraf te weten welke stappen je kunt zetten en wat de gevolgen daarvan zijn. Een helder stappenplan helpt je om rustig en doordacht te handelen.

Klant betaalt niet: check contract, factuur en betaaltermijn

Voordat je actie onderneemt bij een niet-betalende klant, is het belangrijk om eerst de gemaakte afspraken te controleren. Bekijk de offertes, contracten, e-mails en facturen die je hebt verstuurd, om vast te stellen wat er is afgesproken. 

Verzamel bewijzen, zoals schriftelijke bevestigingen, leveringsbonnen of correspondentie waarin de opdracht werd bevestigd. Controleer ook welke betaaltermijnen er golden en of er ruimte is om nieuwe betaalafspraken te maken. Voorkom onduidelijke facturen, te late opvolging van afspraken of aannames zonder bewijs. Deze fouten verzwakken je positie.

Ga in gesprek,stuur aanmaningen of ingebrekestellingen: Zo doe je dat

Betaalt je klant niet binnen de afgesproken termijn? Ga dan eerst het gesprek aan. Soms is er sprake van een misverstand of tijdelijke betalingsproblemen. Levert dat nog niet het gewenste resultaat op? Dan kun je een aanmaning of ingebrekestelling sturen. Deze moet duidelijk, zakelijk en volledig zijn.

Benoem altijd het openstaande bedrag, de factuurdatum en de oorspronkelijke betaaltermijn. Geef ook aan wat je van de klant verwacht en binnen welke termijn. Bijvoorbeeld: ‘Wij verzoeken je het openstaande bedrag van €2.500 uiterlijk binnen veertien dagen na dagtekening van deze brief te voldoen’. 

In een ingebrekestelling vermeld je daarnaast wat de gevolgen zijn als betaling uitblijft. Stel realistische en concrete deadlines en communiceer deze altijd schriftelijk. Zo voorkom je misverstanden en is helder wanneer je vervolgstappen zet, bijvoorbeeld richting een deurwaarder.

Wanneer schakel je een incassobureau of deurwaarder in?

Blijft betaling nog steeds uit? Dan schakel je een incassobureau in of ga je direct naar een deurwaarder. Een incassobureau richt zich op het innen van de vordering zonder juridische stappen. 

Wil je een juridische procedure starten of beslag laten leggen? Dan is er een deurwaarder nodig. Houd rekening met de kosten, want die zijn niet altijd volledig te verhalen. Kijk ook kritisch naar wat de kans is dat de klant daadwerkelijk betaalt. Het moment waarop je ingrijpt is bepalend. Te lang wachten verkleint je kans op succes, te snel handelen zet de relatie met je klant onder druk. Ook de financiële situatie van je klant speelt een rol.

Klant betaalt niet: juridische stappen, betalingstermijnen en kosten

Wanneer de betalingstermijn is verstreken, kan er een juridische procedure nodig zijn om je geld alsnog te krijgen. Via de rechter kun je betaling afdwingen en vaak ook wettelijke rente en bijkomende kosten vorderen. Houd rekening met extra kosten en een langere doorlooptijd.

Let ook op verjaring: de meeste openstaande facturen verjaren na vijf jaar. Wacht je te lang? Dan kun je het bedrag niet meer opeisen. Door op tijd actie te ondernemen, in gesprek te gaan met de klant en de klant schriftelijk aan te schrijven, voorkom je dat je rechten vervallen. Twijfel je over de stappen die je kunt nemen? Neem contact op met Stichting Ondernemersklankbord.